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Obligations sociales de l’employeur

Obligations sociales de l’employeur

Obligations sociales de l’employeur

L’embauche des salariés entraine pour l’employeur des obligations et formalités à respecter. Afin d’éviter toutes sanctions civiles et pénales, il est impératif de respecter certaines obligations en matière de droit social.

 A l’embauche

 1.     Si le salarié n’a pas la nationalité française

Avant d’embaucher un travailleur étranger présentant un titre l’autorisant au séjour et au travail en France, l’employeur doit s’assurer auprès de la préfecture de la validité et de l’authenticité du titre présenté.

Pour ce faire, l’employeur doit adresser une déclaration d’embauche, par courriel ou voie postale à la préfecture du département du lieu d’embauche. Il doit joindre à cette déclaration une copie recto verso du titre de séjour et une copie de l’autorisation de travail si cette autorisation « provisoire » est un document distinct du titre de séjour.

Cette déclaration est à adresser au minimum 2 jours ouvrables avant la date d’embauche. A défaut de réponse de la préfecture dans ce délai, l’employeur est réputé avoir satisfait à l’obligation de vérification.

Si le travailleur étranger produit un justificatif d’inscription à Pôle Emploi en cours de validité, l’employeur est dispensé de cette déclaration.

2.     Déclaration préalable à l’embauche

Elle doit être adressée au plus tôt 8 jours avant l’embauche, au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’embauche ou exceptionnellement dans les instants précédant l’embauche auprès de l’Urssaf ou de la MSA.

La déclaration peut être faite par courrier postal, par télécopie, par internet (obligatoirement par internet pour les entreprises qui ont adressé plus de 500 déclarations d’embauche l’année précédente.)

3.     Rédaction des contrats de travail 

Une fois embauché, le salarié doit faire l’objet d’un contrat de travail qui doit être nécessairement écrit. Il doit être signé impérativement dans les 2 jours ouvrables suivant l’embauche, sous peine d’être requalifié en CDI.

4.     Médecine du travail 

L’employeur doit faire passer au salarié la visite médicale d’embauche, au plus tard avant l’expiration de la période d’essai. Cette obligation concerne tous les salariés qu’ils soient liés à l’entreprise par un contrat à durée indéterminée ou par contrat à durée déterminée. C’est à l’employeur de contacter la médecine du travail pour convenir d’un rendez vous.

5.     Affiliation

Il est indispensable d’affilier le salarié aux caisses de retraite complémentaire, et éventuellement aux caisses de retraite cadre, de prévoyance et/ou de santé de l’entreprise dès l’embauche du salarié par l’employeur auprès des caisses spécifiques.  Une adhésion à la caisse de congés payés du bâtiment est nécessaire pour les entreprises du secteur.

Obligations matérielles :

6.     Tableau d’affichage

Dans l’entreprise, doivent être affichés :

a) Les articles égalité homme/femme

b) Les horaires de travail et les adresses et numéros de téléphone :

  • Du médecin du travail ou du service médical de travail compétent
  • Des services de secours d’urgence (Pompiers, Samu, Police…)
  • De l’inspection du travail compétente et le nom de l’inspecteur du travail compétent.

 7.     Document unique

Ce document consiste à :

a) évaluer les risques professionnels et consigner les résultats dans le registre,

b) mettre en œuvre des actions de prévention (information et formation des salariés).

Ce registre doit être tenu à la disposition des salariés, la non rédaction de ce registre entraine en cas d’accident du travail, une responsabilité pénale et civile plus grande pour l’employeur.

8.     Registre unique du personnel 

Les employeurs quel que soit l’effectif de l’entreprise, doivent tenir à jour un registre du personnel sur lequel doivent figurer dans l’ordre d’embauche, les noms et prénoms de tous les salariés occupés par l’établissement, y compris les travailleurs à domicile, ainsi que les intérimaires.

9.     Registre des délégués du personnel

Il concerne les entreprises ayant plus de 10 salariés.

10.  Autres registres

Registre des repos hebdomadaires non donnés collectivement, registre du travail par équipe, registre des chantiers temporaires, registre des conventions de stages,  registre de sécurité, registre du CHSCT, registre des accidents du travail bénins.

Obligations courantes :

 –

 11.  Justificatifs des temps de travail

Pour l’établissement du bulletin de paie et par obligation de l’employeur, une fiche de suivi des heures signée par le salarié doit être tenue.

12.  Bulletin de paie

Au moment de chaque versement de la rémunération, l’employeur doit délivrer aux salariés un bulletin de paie (mensuellement en général).

13.  Déclarations sociales

Les déclarations aux caisses d’Urssaf, de retraite, et éventuellement de prévoyance, de mutuelle et de caisse de congés payés sont à établir et régler par mois ou par trimestre  selon l’effectif.

14.  Déclaration annuelle des données sociales,

La N4DS,  plus connue toutefois sous le nom DADS, est une  formalité obligatoire pour toutes les entreprises relevant du régime général et des collectivités publiques. Elle permet de déclarer toutes les données des salariés en un seul envoi à destination des organismes concernés. Elle doit être transmise au plus tard le 31 janvier de l’année suivante.

15.  Déclarations de taxe d’apprentissage, formation continue, effort de construction, déclaration obligatoire d’emploi des travailleurs handicapés.

Selon l’effectif de l’entreprise, elle est amenée à établir ces déclarations.

16.  Droit Individuel à la Formation (DIF)

Tout salarié ayant au moins un an d’ancienneté acquiert chaque année un DIF de 20 heures (sauf dispositions conventionnelles), cumulable dans la limite de 6 ans. L’employeur doit informer tous les ans les salariés de leurs droits acquis par écrit.

17.  Obligation en matière d’institutions représentatives du personnel

a) Entreprise de plus de 10 salariés : élection des délégués du personnel

b) Entreprise de plus de 49 salariés : mise en place d’un Comité d’Entreprise, de délégués syndicaux, d’un comité d’hygiène, sécurité et conditions de travail

 18.  Autres obligations

a) Plus de 20 salariés

  • Mise en place d’un règlement intérieur

b) Plus de 49 salariés

  • Mise en place du plan séniors
  • Mise en place d’un contrat de participation des salariés aux bénéfices de l’entreprise
  • Déclaration des mouvements de main d’œuvre

 

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